Wired — Оригинал статьи
Большинство приложений для повышения продуктивности фокусируются на том, что предстоит сделать, игнорируя то, что уже сделано.
Существуют совершенно разные инструменты: от досок задач до списков дел, реляционных баз данных и сложных схем. Тем не менее, вместо того, чтобы наградить человека за сделанное, они пробуждаютчувство подавленности, напоминая о том, что сделать ещё нужно. Всем им не хватает главной мотивирующей функции — списка выполненных дел.
До пандемии я занималась исследованием семьи и работы, а также была персональным коучем. Я очень часто видела молодых и талантливых профессионалов, которые чувствовали себя отстающими, даже несмотря на свой усердный труд. Поначалу я думала, что им нужно просто правильно расставить свои приоритеты. Вскоре стало ясно, что у них были сложности как на работе, так и дома. Кстати, чем более надёжными и отзывчивыми они были, тем больше их втягивали в помощь другим. Каждый раз это были какие-то «ЧП». Эти ситуации шли вразрез с их собственными желаниями, планами, и в итоге они мне говорили: «Ну вот, я ничего не сделал». За этим следовало неизбежное истощение.
Со временем я поняла, что это типичная ситуация. Вместе с коллегами из Института Семьи и Работы, Эллен Галински и Ипшита Пал, мы проанализировали данные исследования 2016 года от Общества Управления Человеческими Ресурсами. Это исследование американских работников показало: 57% респондентов часто или очень часто переключаются на дела вне плана в течение недели, что негативно влияет на выполнение запланированной работы.
Приложения для планирования, которые они использовали, совсем их не радовали. Список дел за неделю не менялся, и это заставляло фокусироваться на том, что не сделано. Многие из приложений выполненные задачи архивировали или стирали. Таким образом, человек не видел список уже сделанного. Более того, онлайн календари, списки и доски объявлений никогда не фиксируют чрезвычайные ситуации, которые прерывали работу. Например, правки презентации в последний момент. Этот героизм не получает никакой похвалы.
Изучив эту ситуацию, я разработала несложные механизмы, которые дополняют существующие инструменты. «Список выполненных дел» — это текущий журнал выполненных дел. Помимо обычного списка дел, я попросила своих клиентов составить список «сделано». Это не новая идея — люди давно делают такие списки, — но для моих клиентов это дало отличные результаты.
Каким образом вам помогает «Список выполненных дел»?
Любой форс-мажор сильно влияет на настроение человека. В своей книге “Chatter: The Voice in Our Head, Why It Matters, and How to Harness It», Итан Кросс, профессор Мичиганского университета пишет: «Настроение человека определяется не тем, что сделано, а тем, о чём он думал».
В недавнем телефонном разговоре он уточнил:
«Сосредоточенность на том, что вы не успели сделать, усиливает негативные мысли и эмоции. Напротив, список выполненных дел позволит вам смотреть на ситуацию шире».
«Когда вы посмотрите на то, что сделали, вы будете в меньшей степени подвержены негативным эмоциям относительно своей работы. Вполне логично утверждать, что самочувствие улучшится».
«Более того, список “сделано” помогал моим клиентам и мне во время пандемии, потому что позволял фокусироваться на положительных сторонах работы». Кросс поясняет: «Создание списка помогает восстановить чувство контроля над беспорядком».
Помимо этого, такой список повышает мотивацию, настраивая нас на приятный рабочий процесс. В нашей переписке по электронной почте, Тереза Амабиль, профессор Фонда Бейкера в Гарвардской школе бизнеса, выделила две основные причины. Во-первых, список «сделано» помогает нам ценить маленькие победы, которые настраивают нас на прогресс.
«Думать о выполненных задачах так же важно, как и о текущих. Часто большая часть работы, которую мы сделали за день, изначально не входила в утренний список дел. В него не вносятся форс-мажорные ситуации, требующие немедленного решения».
Во-вторых, такой список помогает нам справиться с незавершенными задачами, чтобы мы могли двигаться вперед.
«Ведение ежедневного журнала наших маленьких побед уменьшает наше недовольство тем, что мы не выполнили весь список дел. Это повысит мотивацию на следующий рабочий день».
Наконец, я и мои клиенты пришли к тому, что нам становится проще распознавать отвлекающие нас внешние факторы. В таких ситуациях мы проводим мозговой штурм способов как избежать этих факторов. Одна моя клиентка поняла, что утром ей нужно закрывать дверь своего кабинета. Таким образом, коллеги не проходят мимо неё и не беспокоят приветствиями.
Как сделать список выполненных дел?
Шаг 1. Каждое утро определяйте одно важное дело, которое нужно выполнить в течение дня.
Шаг 2. Посмотрите свой календарь. Запишите, что вы запланировали, и рассчитайте, когда получится выполнить эту самую важную задачу.
Шаг 3. Запишите другие вещи, которые нужно сделать. Они должны быть небольшими и действительно важными.
Шаг 4. В течение дня вычёркивайте задачи по мере их выполнения. Если выходит так, что вы занимались незапланированными делами, обязательно впишите их в список выполненных дел.
Шаг 5. В конце дня отметьте всё, что забыли вписать. Цените ваши небольшие победы.
Чувствовать усталость от всего, что происходит вокруг, нормально. Ведь помимо постоянной работы у нас есть и личная жизнь. Нас часто раздражает то, что не сделано. Новые цифровые инструменты и отслеживание небольших побед и достижений принесут облегчение и вдохновят продолжать двигаться вперёд.
Свежие комментарии