Ужасные истории, которые случаются, если необдуманно нажать «ответить всем»

Поделиться:

Электронная почта существует уже почти 50 лет. Почему же пользователи до сих пор делают столько досадных ошибок, которые приводят к неприятностям? Элейн Мур (Elaine Moore), сотрудник влиятельной британской газеты Financial Times, постаралась дать ответ на этот вопрос в своей статье.

Когда компания Microsoft выпустила новый программный сервис, чтобы предотвратить потоки писем, отправляемых при нажатии кнопки «ответить всем», представители компании пояснили, что это средство уже показало себя как весьма эффективное в самой Microsoft. «Люди по-прежнему ведут себя как люди и ошибаются, независимо от того, в какой компании они работают», — пишет блогер, работающий в Microsoft. Даже технологические гиганты не застрахованы от получения утомительных потоков писем с просьбами исключить того или иного получателя из списка рассылки. Поэтому инструмент, который контролирует этот процесс и блокирует сообщения, конечно, полезен. Но и он не может справиться с настоящим злом: случайными нажатиями кнопки «ответить всем».

Почему же электронная почта, которой люди пользуются уже почти 50 лет, до сих пор допускает совершение таких унизительных ошибок? Помните то досадное чувство, когда вы поняли, что так бездумно отправили что-то человеку, который никогда не должен был это увидеть? На работе это нередкое явление. Или возглас коллеги, которая поняла, что только что ответила на личную просьбу сообщением для всей компании? Все это на протяжении лет побуждало автора статьи особенно внимательно относиться к своим собственным письмам.

Когда однажды я попросила коллег поделиться своими самыми ужасными историями, случившимися из-за ответов всем, они вспоминали добавление нежелательного контакта в группы адресатов (где темой письма было «безмозглый дурак»); ситуации, когда их подключали к письму начальника, где были перечислены их собственные недостатки, или когда клиента называли человеком с «куриными мозгами» в переписке, которая должна была остаться только внутрикорпоративной, но попала к внешним адресатам. И я была свидетелем стольких подобных ситуаций, от которых бросает в холодную дрожь, что решила изменить параметры настройки своей почты Gmail и выбрала опцию «отменить отправку» в течение максимально возможных 30 секунд.

Где же ответ? Несколько лет назад было разработано умное приложение Drunk Mode («пьяный режим»), которое останавливает пользователей перед отправкой необдуманных сообщений в тот самый момент, когда велика вероятность, что они могут принять неверные решения. Единственный способ получить доступ к заблокированным контактам в таком приложении — ответить на математический вопрос и доказать, что вы достаточно трезвы в данный момент, чтобы вам можно было доверять. Аналогичную функцию выполняет сообщение «Вы уверены, что это хорошая идея?», появляющееся перед отправкой писем всем.

Есть и несколько других технологий, которые помогут вам обезопасить себя. Например, платный сервис электронной почты Superhuman, где есть дополнительные функции, включая возможность отменить отправленное письмо. В приложении Superhuman, запуск которого состоялся в 2016 году, возможна переписка только по приглашениям, и оно пользуется особым статусом на западном побережье США, хотя и не на всех оно произвело должное впечатление. Технологический веб-сайт The Verge назвал его «загородным клубом для самых важных персон в бизнесе, пользующихся электронной почтой». Сегодня даже средние, ничем не примечательные провайдеры дают возможность изменить параметры настройки. Если вы получаете поток писем для множества адресатов, можно отключить функцию ответа всем в Gmail. Если вам не хочется контролировать ответы всем при отправке писем, можно поставить получателей в скрытую копию. Microsoft и Gmail предлагают функцию задержки отправки. Функция отмены отправки Microsoft позволяет удалять отправленные сообщения, но только в том случае, если вы и получатель работаете в одной компании и пользуетесь общей корпоративной почтой.

В мире Snapchat, Slack, сервисов обмена мгновенными сообщениями и личных сообщений проблемы ответа всем в электронных письмах уже не существует. Пандемия ускорила процесс адаптации к использованию альтернативных платформ для обмена сообщениями. Команда авторов, с которыми я работаю, никогда не пользовалась Slack до начала карантина, а сейчас мы используем его каждый день.  

Но электронная почта продолжает жить. По данным интернет-портала Statista, в 2017 году пользователи в всем мире ежедневно отправляли и получали 269 миллиардов электронных писем. В этом году их количество может превысить 306 миллиардов. Моя теория состоит в том, что сотрудники настолько долго разбирались во всех нюансах использования электронной почты на работе — например, с тем, какую подпись будет уместно поставить или как выбрать верный тон при общении — что теперь им трудно отказаться от этого средства коммуникации. 

Недавно я специально просмотрела архив газетных статей, чтобы увидеть, как много статей с преждевременным выводом «это конец электронной почты» мне довелось прочитать. И самые ранние из этих статей вышли более десятилетия назад. 

Особенно привлекла мое внимание статья о решении французской технологической группы Atos отказаться от электронной почты еще в 2011 году. Тьерри Бретон, в то время исполнительный директор, заявил, что целью Atos является прекращение использования электронной почты в компании. Он опирался на результаты исследования, которое показало, что только 10% писем, получаемых сотрудниками, реально полезны. 

Мне стало интересно посмотреть, чем же закончился этот эксперимент, и я нашла контактные данные автора. Как оказалось, в них был указан только адрес электронной почты. Запрета как такового не было — это был лишь план по поощрению использования альтернативных способов коммуникации. Как мы видим, даже в компании  Atos электронная почта по-прежнему никуда не исчезла. И точно так же люди продолжают пользоваться ею во всем мире.

Originally published in The Financial Times